Právní dokumenty Legal Documents Rechtliche Dokumente

1. Správce osobních údajů

Tento dokument popisuje, jakým způsobem CowoHC zpracovává osobní údaje svých uživatelů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR).

2. Účel zpracování

Osobní údaje zpracováváme za těmito účely:

• Registrace a správa členství v coworkingu
• Fakturace a účetnictví
• Komunikace s uživateli (rezervace, informace o změnách, novinky)
• Zajištění bezpečnosti prostor

3. Rozsah zpracovávaných údajů

• Jméno a příjmení
• E-mailová adresa
• Telefonní číslo
• Název firmy a IČO (pokud je relevantní)
• Fakturační adresa
• IP adresa (při přihlášení do systému)

4. Právní základ zpracování

• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) – zpracování nezbytné pro poskytnutí služeb coworkingu.
• Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) – bezpečnost prostor, prevence zneužití.
• Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) – zasílání marketingových sdělení (pouze s výslovným souhlasem).
• Zákonná povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) – účetní a daňové povinnosti.

5. Příjemci údajů

Osobní údaje mohou být sdíleny s těmito třetími stranami:

• Stripe – zpracování plateb kartou (Stripe, Inc., USA, certifikace EU-US Data Privacy Framework).
• Zoho – vystavování faktur (Zoho Corporation, zpracování v EU).
• Google Gmail API – výhradně pro odesílání e-mailové komunikace (nikoliv čtení příchozí pošty).

Osobní údaje nejsou prodávány třetím stranám ani používány pro profilování.

6. Doba uchování

Osobní údaje uchováváme po dobu trvání členství a dále po dobu 3 let po ukončení členství za účelem plnění účetních a daňových povinností.

Po uplynutí této doby jsou údaje anonymizovány nebo vymazány.

7. Práva subjektu údajů

V souladu s GDPR máte právo na:

• Přístup – získat informace o zpracovávaných údajích.
• Opravu – požádat o opravu nepřesných údajů.
• Výmaz – požádat o vymazání údajů („právo být zapomenut").
• Omezení zpracování – požádat o dočasné omezení zpracování.
• Přenositelnost – získat údaje ve strukturovaném formátu.
• Námitku – vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu.

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na adrese jsem@martin-sabata.cz. Na vaši žádost odpovíme do 30 dnů.

Pokud se domníváte, že zpracování vašich údajů porušuje GDPR, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

8. Cookies a localStorage

Web cowohc.cz nepoužívá sledovací cookies ani analytické nástroje třetích stran.

Využíváme pouze localStorage prohlížeče pro uložení jazykové preference (klíč „cowohc-lang"). Tato data nejsou odesílána na server a neslouží k identifikaci uživatele.

9. Kontakt na správce

Se všemi dotazy ohledně ochrany osobních údajů se obracejte na:

1. Data Controller

This document describes how CowoHC processes the personal data of its users in accordance with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council (GDPR).

2. Purpose of Processing

We process personal data for the following purposes:

• Registration and management of coworking membership
• Invoicing and accounting
• Communication with users (reservations, change notifications, news)
• Ensuring the security of the premises

3. Scope of Processed Data

• First and last name
• Email address
• Phone number
• Company name and ID number (if applicable)
• Billing address
• IP address (when logging into the system)

4. Legal Basis for Processing

• Performance of a contract (Art. 6(1)(b) GDPR) – processing necessary for the provision of coworking services.
• Legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR) – premises security, abuse prevention.
• Consent (Art. 6(1)(a) GDPR) – sending marketing communications (only with explicit consent).
• Legal obligation (Art. 6(1)(c) GDPR) – accounting and tax obligations.

5. Data Recipients

Personal data may be shared with the following third parties:

• Stripe – card payment processing (Stripe, Inc., USA, EU-US Data Privacy Framework certified).
• Zoho – invoice generation (Zoho Corporation, processing within the EU).
• Google Gmail API – exclusively for sending email communications (not reading incoming mail).

Personal data is not sold to third parties or used for profiling.

6. Retention Period

We retain personal data for the duration of membership and for 3 years after termination of membership to fulfil accounting and tax obligations.

After this period, the data is anonymized or deleted.

7. Data Subject Rights

In accordance with the GDPR, you have the right to:

• Access – obtain information about processed data.
• Rectification – request correction of inaccurate data.
• Erasure – request deletion of data ("right to be forgotten").
• Restriction of processing – request temporary restriction of processing.
• Data portability – obtain data in a structured format.
• Object – raise an objection to processing based on legitimate interest.

You can exercise your rights by emailing jsem@martin-sabata.cz. We will respond to your request within 30 days.

If you believe that the processing of your data violates the GDPR, you have the right to lodge a complaint with the Czech Data Protection Authority (www.uoou.cz).

8. Cookies and localStorage

The cowohc.cz website does not use tracking cookies or third-party analytics tools.

We only use browser localStorage to save language preferences (key "cowohc-lang"). This data is not sent to the server and is not used to identify the user.

9. Contact the Controller

For all inquiries regarding personal data protection, please contact:

1. Verantwortlicher

Dieses Dokument beschreibt, wie CowoHC die personenbezogenen Daten seiner Nutzer gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates (DSGVO) verarbeitet.

2. Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Registrierung und Verwaltung der Coworking-Mitgliedschaft
• Rechnungsstellung und Buchhaltung
• Kommunikation mit Nutzern (Reservierungen, Änderungsmitteilungen, Neuigkeiten)
• Gewährleistung der Sicherheit der Räumlichkeiten

3. Umfang der verarbeiteten Daten

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Firmenname und ID-Nummer (falls zutreffend)
• Rechnungsadresse
• IP-Adresse (bei Anmeldung im System)

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – Verarbeitung, die für die Erbringung der Coworking-Dienstleistungen erforderlich ist.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – Sicherheit der Räumlichkeiten, Missbrauchsprävention.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) – Versand von Marketingmitteilungen (nur mit ausdrücklicher Einwilligung).
• Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) – Buchhaltungs- und Steuerpflichten.

5. Datenempfänger

Personenbezogene Daten können an folgende Dritte weitergegeben werden:

• Stripe – Kartenzahlungsabwicklung (Stripe, Inc., USA, EU-US Data Privacy Framework zertifiziert).
• Zoho – Rechnungserstellung (Zoho Corporation, Verarbeitung innerhalb der EU).
• Google Gmail API – ausschließlich zum Versand von E-Mail-Kommunikation (kein Lesen eingehender E-Mails).

Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte verkauft oder für Profiling verwendet.

6. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren personenbezogene Daten für die Dauer der Mitgliedschaft und weitere 3 Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft zur Erfüllung der Buchhaltungs- und Steuerpflichten auf.

Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten anonymisiert oder gelöscht.

7. Rechte der betroffenen Personen

Gemäß der DSGVO haben Sie das Recht auf:

• Auskunft – Informationen über verarbeitete Daten erhalten.
• Berichtigung – Korrektur ungenauer Daten anfordern.
• Löschung – Löschung von Daten anfordern („Recht auf Vergessenwerden").
• Einschränkung der Verarbeitung – vorübergehende Einschränkung der Verarbeitung anfordern.
• Datenübertragbarkeit – Daten in einem strukturierten Format erhalten.
• Widerspruch – Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses einlegen.

Sie können Ihre Rechte per E-Mail an jsem@martin-sabata.cz ausüben. Wir werden Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen beantworten.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der tschechischen Datenschutzbehörde (www.uoou.cz) einzureichen.

8. Cookies und localStorage

Die Website cowohc.cz verwendet keine Tracking-Cookies oder Analysetools von Drittanbietern.

Wir verwenden lediglich den localStorage des Browsers zur Speicherung der Spracheinstellung (Schlüssel „cowohc-lang"). Diese Daten werden nicht an den Server gesendet und dienen nicht zur Identifizierung des Nutzers.

9. Kontakt zum Verantwortlichen

Bei allen Fragen zum Schutz personenbezogener Daten wenden Sie sich bitte an:

1. Přístup do prostor

Přístup do coworkingu CowoHC je umožněn uživatelům s aktivním členským tarifem. Vstup je zajištěn prostřednictvím smart lock / přístupového kódu. Při každém příchodu provede uživatel QR check-in.

Přístupový kód je osobní a nepřenosný. Sdílení kódu s třetími osobami je zakázáno.

2. Otevírací doba

• Standardní otevírací doba: Po–Pá 7:00–21:00
• 24/7 přístup: Výhradně pro tarif All in One vlastní, a to pouze do zóny Klub.

O víkendech a svátcích je prostor přístupný pouze pro tarif All in One vlastní (zóna Klub).

3. Pracovní zóny

Klub

Otevřená zóna pro komunikaci a neformální práci. Běžná konverzace je vítána. Uživatelé s tarifem All in One vlastní mají vyhrazený stůl a přístup 24/7.

Meetingovka

Prostor určený pro spolupráci, meetingy a hlasitější práci. Lze rezervovat pro uzavřené schůzky (viz VOP bod 5).

Tichá zóna

Prostor pro soustředěnou práci (deep work). V tiché zóně je vyžadován minimální hluk. Telefonáty a hlasité hovory pouze mimo tuto zónu.

4. Vybavení

Uživatelům je k dispozici:

• Vysokorychlostní Wi-Fi
• Tiskárna (fair use)
• Káva a čaj zdarma
• Monitory k zapůjčení
• Uzamykatelné skříňky

Veškeré vybavení používejte zodpovědně. Poškození nebo ztrátu nahlaste neprodleně provozovateli.

5. Úklid a pořádek

• Po skončení práce uveďte pracovní místo do původního stavu.
• V kuchyňce po sobě umyjte nádobí a ukliďte pracovní plochu.
• Odpad třiďte do označených nádob.
• Osobní věci neskladujte na sdílených pracovních místech přes noc (netýká se All in One vlastní).

6. Bezpečnost

• Při odchodu se ujistěte, že jsou dveře zamčené (pokud jste poslední v prostoru).
• Osobní věci, cennosti a elektroniku si hlídejte. Provozovatel za ně nenese odpovědnost.
• Pojištění provozovatele nekryje osobní majetek uživatelů.
• V případě nouzové situace se řiďte evakuačním plánem umístěným u vstupu.

7. Hosté

Uživatelé tarifu All in One mohou přivést hosta 1x měsíčně zdarma. Host musí být po celou dobu návštěvy v doprovodu člena.

Další návštěvy hostů jsou možné po předchozí domluvě s provozovatelem.

8. Zákazy

• Kouření a používání elektronických cigaret v prostorách coworkingu.
• Konzumace alkoholu (s výjimkou organizovaných akcí se souhlasem provozovatele).
• Přehrávání hudby nebo videí bez sluchátek.
• Úmyslné poškozování vybavení a prostor.
• Rušení ostatních uživatelů nadměrným hlukem.
• Uchovávání nebezpečných nebo nelegálních látek v prostorách.

9. Porušení pravidel

Při porušení provozního řádu bude postupováno následovně:

1. Upozornění – ústní nebo písemné upozornění na porušení pravidel.
2. Dočasné omezení – dočasné pozastavení přístupu do prostor.
3. Ukončení členství – okamžité ukončení členství bez nároku na vrácení poměrné části poplatku.

V případě závažného porušení (úmyslné poškození, ohrožení bezpečnosti) může provozovatel přistoupit přímo k ukončení členství.

1. Access to Premises

Access to the CowoHC coworking space is available to users with an active membership plan. Entry is secured via a smart lock / access code. Users perform a QR check-in upon each arrival.

The access code is personal and non-transferable. Sharing the code with third parties is prohibited.

2. Opening Hours

• Standard opening hours: Mon–Fri 7:00–21:00
• 24/7 access: Exclusively for the All in One Dedicated plan, limited to the Club zone only.

On weekends and public holidays, the space is accessible only for All in One Dedicated plan holders (Club zone).

3. Work Zones

Club

An open zone for communication and informal work. Casual conversation is welcome. All in One Dedicated plan holders have a reserved desk and 24/7 access.

Meeting Room

A space designated for collaboration, meetings, and louder work. Can be reserved for private meetings (see T&C section 5).

Quiet Zone

A space for focused work (deep work). Minimal noise is required in the quiet zone. Phone calls and loud conversations only outside this zone.

4. Equipment

The following is available to users:

• High-speed Wi-Fi
• Printer (fair use)
• Free coffee and tea
• Monitors available for loan
• Lockable lockers

Please use all equipment responsibly. Report any damage or loss to the operator immediately.

5. Cleanliness and Order

• Return your workspace to its original state when you are done.
• Wash your dishes and clean the counter in the kitchenette.
• Sort waste into the designated bins.
• Do not leave personal belongings at shared desks overnight (does not apply to All in One Dedicated).

6. Security

• Ensure the doors are locked when leaving (if you are the last person in the space).
• Watch your personal belongings, valuables, and electronics. The operator is not liable for them.
• The operator's insurance does not cover users' personal property.
• In case of an emergency, follow the evacuation plan posted at the entrance.

7. Guests

All in One plan holders may bring a guest once per month free of charge. The guest must be accompanied by the member at all times during the visit.

Additional guest visits are possible by prior arrangement with the operator.

8. Prohibitions

• Smoking and use of electronic cigarettes on the premises.
• Consumption of alcohol (except at organized events with the operator's consent).
• Playing music or videos without headphones.
• Intentional damage to equipment and premises.
• Disturbing other users with excessive noise.
• Storing dangerous or illegal substances on the premises.

9. Violation of Rules

Violations of the house rules will be handled as follows:

1. Warning – verbal or written notice of the rule violation.
2. Temporary restriction – temporary suspension of access to the premises.
3. Membership termination – immediate termination of membership without entitlement to a pro-rata refund.

In case of serious violations (intentional damage, security threats), the operator may proceed directly to membership termination.

1. Zugang zu den Räumlichkeiten

Der Zugang zum Coworking-Space CowoHC steht Nutzern mit einem aktiven Mitgliedschaftstarif zur Verfügung. Der Eintritt erfolgt über ein Smart Lock / einen Zugangscode. Bei jedem Besuch führt der Nutzer einen QR-Check-in durch.

Der Zugangscode ist persönlich und nicht übertragbar. Die Weitergabe des Codes an Dritte ist untersagt.

2. Öffnungszeiten

• Reguläre Öffnungszeiten: Mo–Fr 7:00–21:00
• 24/7-Zugang: Ausschließlich für den Tarif All in One Dediziert, beschränkt auf die Klub-Zone.

An Wochenenden und Feiertagen ist der Raum nur für Inhaber des Tarifs All in One Dediziert zugänglich (Klub-Zone).

3. Arbeitszonen

Klub

Offene Zone für Kommunikation und informelles Arbeiten. Ungezwungene Gespräche sind willkommen. Inhaber des Tarifs All in One Dediziert haben einen reservierten Schreibtisch und 24/7-Zugang.

Besprechungsraum

Ein Raum für Zusammenarbeit, Meetings und lauteres Arbeiten. Kann für geschlossene Besprechungen reserviert werden (siehe AGB Punkt 5).

Ruhezone

Ein Raum für konzentriertes Arbeiten (Deep Work). In der Ruhezone ist minimale Lärmbelastung erforderlich. Telefonate und laute Gespräche nur außerhalb dieser Zone.

4. Ausstattung

Den Nutzern steht Folgendes zur Verfügung:

• Hochgeschwindigkeits-WLAN
• Drucker (Fair Use)
• Kostenloser Kaffee und Tee
• Monitore zum Ausleihen
• Abschließbare Schließfächer

Bitte nutzen Sie alle Geräte verantwortungsvoll. Melden Sie Schäden oder Verluste unverzüglich dem Betreiber.

5. Sauberkeit und Ordnung

• Bringen Sie Ihren Arbeitsplatz nach Beendigung der Arbeit in den ursprünglichen Zustand.
• Spülen Sie Ihr Geschirr und reinigen Sie die Arbeitsfläche in der Küchenzeile.
• Trennen Sie den Abfall in die dafür vorgesehenen Behälter.
• Lassen Sie keine persönlichen Gegenstände an geteilten Arbeitsplätzen über Nacht liegen (gilt nicht für All in One Dediziert).

6. Sicherheit

• Stellen Sie beim Verlassen sicher, dass die Türen abgeschlossen sind (wenn Sie die letzte Person im Raum sind).
• Achten Sie auf Ihre persönlichen Gegenstände, Wertsachen und Elektronik. Der Betreiber haftet nicht dafür.
• Die Versicherung des Betreibers deckt nicht das persönliche Eigentum der Nutzer ab.
• Im Notfall folgen Sie dem am Eingang ausgehängten Evakuierungsplan.

7. Gäste

Inhaber des All-in-One-Tarifs dürfen einmal pro Monat kostenlos einen Gast mitbringen. Der Gast muss während des gesamten Besuchs vom Mitglied begleitet werden.

Weitere Gastbesuche sind nach vorheriger Absprache mit dem Betreiber möglich.

8. Verbote

• Rauchen und Verwendung von E-Zigaretten in den Räumlichkeiten.
• Alkoholkonsum (außer bei organisierten Veranstaltungen mit Zustimmung des Betreibers).
• Abspielen von Musik oder Videos ohne Kopfhörer.
• Vorsätzliche Beschädigung von Ausstattung und Räumlichkeiten.
• Störung anderer Nutzer durch übermäßigen Lärm.
• Aufbewahrung gefährlicher oder illegaler Substanzen in den Räumlichkeiten.

9. Verstoß gegen die Regeln

Bei Verstößen gegen die Hausordnung wird wie folgt vorgegangen:

1. Verwarnung – mündliche oder schriftliche Ermahnung bezüglich des Regelverstoßes.
2. Vorübergehende Einschränkung – vorübergehende Aussetzung des Zugangs zu den Räumlichkeiten.
3. Beendigung der Mitgliedschaft – sofortige Beendigung der Mitgliedschaft ohne Anspruch auf anteilige Rückerstattung.

Bei schwerwiegenden Verstößen (vorsätzliche Beschädigung, Sicherheitsbedrohungen) kann der Betreiber direkt zur Beendigung der Mitgliedschaft übergehen.